ビジネスシーンで役立つ基本の電話マナー

電話応対はほとんどの会社で必要となると言える業務ですが、実際には電話応対が苦手な人もおられることと思います。このページでは、そんな苦手を克服するための、ビジネスシーンで役立つ電話マナーをご紹介させていただきます。

まず、通常の電話は基本的に顔が見えません。性別や名前がわかっても、感情が読み取れなかったり表情が見えない分、最も重要視したいのが声のトーンやしゃべり方などです。耳を傾けることができる話し方をしているかどうか、が相手へ丁寧な印象を与えることにつながりますので、非常に大切なポイントになります。

出る側の電話マナーとしては、メモを取る事は必須です。どんなことでも聞き逃さないようビジネスメモは必ず取るようにしましょう。

かける側の電話マナーとしては、自分が何者なのかを必ず名乗ってから話始めること、また相手の名前を間違えないことも大切です。

意外と落とし穴になるのが、普段使っている個人的会話での癖がビジネスシーンでのトークに出てしまう場合です。たとえば、聞き取りずらい時に「え？」とか「はい？」と言ってしまう人も見受けられます。あとは、断ったらすぐに電話を切ってしまう人や、声のトーンや話方が変わってしまう人も結構います。

咄嗟な時に普段の自分が見える瞬間ですね。電話はその会社の見えない窓口となります。不注意で失礼な発言をしてしまうと、その一言で、会社の印象が悪くなってしまう可能性もあります。

ビジネスでは第一印象がとても大切になりますので、元気良く、はっきりはもちろんですが、マニュアル通りの心のない説明をしたり、自分の要件を相手に一方的に話すことに必死になり過ぎないよう、相手への心配りも忘れないようにしましょう。

相手の話を聞かない人、場所を考えず周りがうるさい環境にいて、相手に不愉快を与えるなどは、社会的マナーとしてもマイナスの印象へと繋がります。
誰でも意図して間違うことはないと思いますので、社会人になりたての場合など、最初は失敗することもあるでしょうが、その誠意が見えれば相手も理解してくれるでしょうし、必ず成長できます。

電話対応が苦手な方は、上記のような誠意ある態度を大切に、基本マナーを守りつつ、焦らず、落ち着いて、前向きに対応されてみてはいかがでしょうか。