電話取次ぎ時の基本の電話マナー

取次ぎ時の電話マナーで大切なのは、まず電話をかけてきた相手の確認です。
相手が自分から名乗ってくれれば問題ありませんが、中には名乗るのを忘れて取次いでほしい相手の名前だけを告げる人もいます。そういった場合名前の確認をせずに取次ぐと電話を引き継いだ人が戸惑ってしまうので、必ず会社名と個人名を聞きます。

ただこの時に用件まで細かく確認すると、相手に不信感を持っていると勘違いされる心配があります。相手がどんな用事で電話をかけたのかを話しているなら、取次ぎの際にきちんと伝えるのが電話マナーですが、話していない場合はあえて触れずに取次ぎましょう。

そして取次ぎをする際は、どういう状況であっても保留ボタンを押すのが電話マナーです。
取次ぐ対象が同じフロア内にいるとすぐに受話器が渡せるので保留は必要ないように感じるかもしれませんが、保留ボタンを押していないと社内の会話や雑音が筒抜けになるため、相手にどんな話を聞かれるか分かりません。

また保留ボタンもずっと流し続けていては相手を無駄に待たせてしまうので、最大３０秒を目途に取次げるかどうかを判断します。取次ぎ対象がいない場合は、無難に席をはずしていると伝えましょう。

ただトイレ休憩のようにあと少しすれば取次ぐ対象が戻ってくると分かっている場合は、まず取次ぎができない事を謝罪したうえで電話の相手にこのまま待つか、折り返し電話をするように伝言するかを判断してもらうのもひとつの方法です。